Kosteloos en vrijblijvend advies
Wanneer automatiseren?
Automatisering helpt, indien goed toegepast, een organisatie om beter te functioneren. Maar wat zijn nu eigenlijk de verbeterpunten? Is er een oplossing mogelijk voor deze punten? En is het de investering waard?
Zybber kan u helpen bij het bepalen van de mogelijkheden die automatisering u te bieden heeft. Wij komen bij u langs voor een gesprek met u, en eventueel uw medewerkers. In deze gesprekken zullen de volgende punten behandeld worden.
Inventarisatie ongestructureerde gegevensverwerking
Veel gegevens worden opgeslagen in documenten van Word, Excel, Outlook of soortgelijke
applicaties. Deze applicaties bieden grote vrijheid in de manier waarop de gegevens
ingevoerd worden. Het niet afdwingen van een consequente invoerwijze heeft vaak als
gevolg dat dezelfde soort gegevens in verschillende documenten verschillend zijn
ingevoerd. Er is ook geen centrale index van de gegevens die opgeslagen zijn in deze
documenten. Het terugvinden van gegevens is door de verschillende invoerwijzen en het
ontbreken van een centrale index moeilijk en tijdrovend.
Het gebruik van bovenstaande applicaties heeft ook als gevolg dat gebruikers verantwoordelijk zijn voor correct beheer van de gegevens. Zij moeten bijvoorbeeld de mappenstructuur waarin de documenten zijn opgeslagen onderhouden, en kopieën van documenten maken als ze oudere versies van gegevens willen bewaren.
Bovenstaande werkwijze kost uw organisatie veel tijd, houdt uw medewerkers van hun kerntaken af en is erg foutgevoelig.
Identificatie informatiebehoeften
De juiste informatie is onontbeerlijk voor het goed uitvoeren van taken. Door te achterhalen
over welke informatie uw medewerkers, klanten en leveranciers willen beschikken, kan worden
bepaald welke gegevens nodig zijn. Er wordt gekeken of deze gegevens binnen uw
organisatie aanwezig zijn of dat met het verzamelen van deze gegevens gestart moet worden.
Het is niet alleen belangrijk om over de juiste informatie te beschikken. De informatie moet ook regelmatig bijgewerkt worden en moet recent zijn. Hoe vaak het bijwerken moet gebeuren en hoe recent de informatie moet zijn, hangt af van de taak waar de informatie voor nodig is.
Er wordt ook gekeken naar nieuwe mogelijkheden die nieuwe kansen creëren voor uw organisatie. Door middel van automatisering zou u nieuwe diensten aan kunnen gaan bieden en/of nieuwe markten kunnen aanboren.
Bepalen gebruikswijze en tijdsbesteding
Het simpelweg beschikbaar maken van informatie is niet voldoende. Er moet gekeken worden waar,
wanneer en op welke wijze uw medewerkers, klanten en leveranciers over informatie willen
beschikken. De presentatie en invoer van gegevens moet afgestemd worden op deze factoren
zodat gebruikers snel en efficiënt hun taken kunnen verrichten.
Andere factoren die meespelen zijn de frequentie en duur van het gebruik, en het aantal gebruikers. Deze factoren bepalen aan welke taken de meeste tijd wordt besteed, en dus ook waar de aandacht op gericht moet worden als er gekeken wordt naar verbeterpunten.
Adviesrapport
Na het bezoek aan uw organisatie stelt Zybber een rapport op met adviezen betreffende de
mogelijkheden die automatisering biedt voor uw organisatie. U ontvangt dit rapport geheel
kosteloos en vrijblijvend.
Rendement
Voor de meest voorkomende taken wordt gekeken of deze te automatiseren zijn of dat de automatisering te verbeteren is. Als er een verbetering mogelijk is dan wordt de verwachte tijdswinst vermeld. Op basis van deze tijdswinst kan de terugverdientijd van een investering berekend worden. Aan de hand van deze terugverdientijd en de verbeteringen die automatisering met zich meebrengt kunt u bepalen of een investering nut heeft.
Contact
Mocht Zybber van mening zijn dat een maatwerkapplicatie van grote betekenis kan zijn voor uw organisatie dan nemen wij enige tijd later contact met u op om te informeren of u geïnteresseerd bent in het starten van een project voor het ontwikkelen van deze applicatie.
Interesse?
Heeft u interesse in een kosteloos en vrijblijvend advies? Stuur dan een e-mail naar info@zybber.nl of bel met telefoonnummer 06 1021 5966.
